Informativa sulla privacy per il portale del programma di accesso controllato
UCB Pharma S.p.A. e le sue società collegate rispettano la privacy dell’utente e riconoscono la necessità di una protezione e una gestione adeguate dei suoi Dati personali. Lo scopo di questa informativa sulla privacy (“Informativa sulla privacy”) è informare l’utente in merito a quali Dati personali vengono trattati da UCB quando egli visita il programma di accesso controllato (“CAP”) di UCB, genera il numero unico di identificazione CAP (“ID del CAP”) ed effettua la registrazione presso il portale CAP; a come UCB utilizza tali Dati personali; alle scelte e ai diritti dell’utente riguardo all’uso dei suoi Dati personali da parte di UCB, nonché alla sua possibilità di prenderne visione e correggerli.
Titolari del trattamento dei dati
Ai fini del trattamento dei Dati personali dell’utente come descritto nella presente informativa sulla privacy, il titolare del trattamento ai sensi del Regolamento generale sulla protezione dei dati (“GDPR”) è UCB Pharma S.p.A. (“UCB”, la “Società”). Per domande o suggerimenti sulla protezione dei dati o per esercitare i suoi diritti, l’utente può contattare UCB ai recapiti indicati in calce alla presente Informativa sulla privacy. Può inoltre contattare il Responsabile della protezione dei dati della Società all’indirizzo: italy.privacy@ucb.com.
Dati personali raccolti dalla Società
Ai fini della presente Informativa sulla privacy, per “Dati personali” s’intende qualsiasi informazione riguardante l’utente come persona fisica identificata o identificabile.
Il tipo di Dati personali che la Società può trattare attraverso il portale CAP include informazioni fornite dall’utente alla Società e informazioni dalla stessa raccolte automaticamente quando l’utente accede al portale CAP. La scelta di fornire o meno tali Dati personali spetta all’utente; tuttavia, in caso di rifiuto, l’utente non potrà ottenere un ID del CAP.
La Società potrà anche combinare i Dati personali riguardanti l’utente raccolti attraverso il portale CAP con i Dati personali raccolti offline da fonti pubbliche disponibili o forniti da terzi.
I Dati personali riguardanti l’utente che la Società potrà trattare comprendono, a titolo esemplificativo:
- Informazioni personali e professionali, quali nome, cognome, lingua, area di specializzazione e abilitazione professionale;
- Recapiti professionali, quali indirizzo postale, paese, ubicazione, nome dell'ospedale, indirizzo e-mail;
- Informazioni di profilo, quali nome utente e password;
- Informazioni personali necessarie per l’attuazione del CAP, quali ID del CAP, stato del CAP, certificato ID del CAP, la data di conduzione della formazione sul materiale educazionale del CAP e la data di scadenza del CAP;
- Informazioni sull’utilizzo, quali informazioni sulla modalità d’uso del portale CAP e altri dati di utilizzo, che saranno trattati in conformità all’informativa sui cookie.
In alcune situazioni, la Società potrebbe avere la necessità di contattare l’utente per adempiere un obbligo legale o perseguire un legittimo interesse, ad esempio per gestire una deviazione di processo, rispettare obblighi normativi (comprese le indagini sulla sicurezza), una formazione di follow-up sui materiali educazionali del CAP o altre informazioni sulla sicurezza, e gestire eventi avversi.
Cookie
In occasione dell’utilizzo del portale CAP, la Società può memorizzare cookie sul computer dell’utente per facilitare la fruizione del portale CAP. Tali cookie memorizzano e talvolta tracciano informazioni, che possono includere Dati personali che riguardano l’utente. Per maggiori informazioni sull’uso dei cookie, consultare l’informativa sui cookie.
Modalità di utilizzo dei Dati personali raccolti dalla Società
La Società raccoglie e tratta i Dati personali per le finalità e sulle basi giuridiche di seguito indicate:
- Identificazione e validazione: la Società utilizza i recapiti personali e professionali dell’utente (incluso l’indirizzo e-mail) per verificare la sua identità durante la procedura prevista sul portale CAP per generare l’ID del CAP e per proteggere i Dati personali dell’utente. È nel legittimo interesse della Società autenticare l'identità degli utenti del portale CAP, per accertarsi di fornire le informazioni ai destinatari previsti, garantire e documentare la conformità ai propri obblighi normativi e proteggere la privacy e la sicurezza dei propri sistemi.
- Attuazione del CAP: la Società tratta i recapiti personali e professionali dell’utente (incluso l’indirizzo e-mail) per fornire l’ID del CAP, il certificato CAP ed altri materiali, incluso eventualmente il timbro con l’ID del CAP dell’utente. La Società esegue tale trattamento per adempiere un obbligo legale o per perseguire i suoi legittimi interessi a generare e memorizzare tali informazioni sul portale CAP in modo che l’utente possa ottenerle in occasione di ogni visita al portale CAP, per garantire e documentare la conformità ai propri obblighi normativi e per gestire eventuali problemi e reclami relativi alla catena di fornitura. La Società conserva i Dati personali dell’utente, compreso l’indirizzo e-mail e altri recapiti, se necessario per contatti futuri ove richiesto per rispettare i propri obblighi legali e normativi o altrimenti ove legalmente consentito, ad esempio sulla base del consenso espresso dall’utente (vedere sotto).
- Registrazione al portale CAP: la Società tratta i Dati personali e le informazioni di profilo dell’utente se questi decide di registrarsi presso il portale CAP per accelerare il recupero dell’ID del CAP e del Certificato CAP e per gestire le credenziali utente. Selezionando questa opzione, la Società tratterà i Dati personali dell’utente nella misura necessaria per eseguire il contratto con l’utente, incluse le azioni intraprese su richiesta dell’utente prima della conclusione del contratto, per perseguire il legittimo interesse della Società a garantire un accesso sicuro al proprio portale CAP per gli utenti registrati. L’utente avrà la possibilità di annullare la sua registrazione in qualsiasi momento, ma la Società potrà comunque avere la necessità di conservare alcuni Dati personali che lo riguardano sulla base dei suoi legittimi interessi a verificare e mantenere il processo CAP, per l’accesso su provvedimento di organi giudiziari e per soddisfare eventuali richieste delle autorità regolatorie.
- Comunicazioni con l’utente: la Società può utilizzare i Dati personali dell’utente (compreso l’indirizzo e-mail fornito ai fini dell’attuazione del CAP) quando comunica con l’utente, ad esempio in caso di domande poste dall’utente o necessità della Società di fornire all’utente informazioni importanti sulla sicurezza. È nel legittimo interesse della Società poter fornire all’utente risposte adeguate, inviargli materiali educazionali aggiuntivi o aggiornati, riassunti delle caratteristiche del prodotto (RCP) o informazioni pertinenti sulla sicurezza, contattarlo per effettuare ricerche di mercato e indagini sulla sicurezza ove richiesto dalle autorità (ad es. per misurare l’efficacia dei propri materiali educazionali sulla minimizzazione del rischio), nonché per consentire ai propri collaboratori esterni sul territorio di contattare l’utente in relazione al CAP per fornire o aggiornare la formazione o per gestire questioni relative alla catena di fornitura, in ogni caso come necessario per finalità operative e per garantire e documentare la conformità della Società ai propri obblighi legali e normativi. Inoltre, nel caso in cui durante la registrazione al portale CAP l’utente abbia fornito facoltativamente il consenso a ricevere ulteriori informazioni anche su progetti di ricerca e altre indagini mediche svolte da o per conto di UCB nel campo clinico dell’epilessia rara, i Dati personali dell’utente saranno trattati, sulla base del consenso fornito, da UCB e da altre società del gruppo UCB, in particolare UCB Pharma S.A., per contattare ulteriormente l’utente per tali finalità attraverso i recapiti forniti (via e-mail, telefono, posta ordinaria e/o visite personali).
- Conduzione di indagini: qualora l’utente decida di partecipare a una delle indagini e ricerche di mercato della Società, comprese quelle sulla sicurezza, di ricerca o altre indagini mediche, la Società tratterà i Dati personali comunicati dall’utente durante la sua partecipazione per finalità di gestione, analisi e documentazione dell’indagine, compresa, se necessario, la gestione di eventuali domande di follow-up. I Dati personali dell’utente saranno aggregati e resi anonimi nella misura in cui non saranno più necessari ai fini della rispettiva indagine.
- Esercizio dei diritti dell’utente: la Società può utilizzare i Dati personali dell’utente sulla base dei legittimi interessi a esercitare i propri diritti laddove necessario, ad esempio per rilevare, prevenire e rispondere a reclami per frode, reclami per violazione della proprietà intellettuale o violazioni della legge o uso improprio del portale CAP.
- Adempimento di obblighi di legge e requisiti normativi: la Società può trattare i Dati personali dell’utente nella misura necessaria per adempiere i propri obblighi di legge o regolatori, ad esempio in relazione alla sicurezza dei prodotti, alla gestione degli eventi avversi e agli obblighi di segnalazione alle autorità regolatorie nazionali, europee e internazionali. Ad esempio, la Società potrà contattare l’utente per effettuare indagini sulla sicurezza richieste dalle autorità competenti o per inviare l’RCP aggiornato o altre informazioni pertinenti sulla sicurezza. La Società tratterà i Dati personali dell’utente sulla base dei propri obblighi di legge o per perseguire dei propri legittimi interessi a garantire e documentare la conformità agli obblighi di legge e regolatori.
Divulgazione a terzi
Potremmo comunicare i suoi Dati Personali a parti terze in relazione al CAP o a fornitori di servizi che agiscono in nome o per conto nostro, per il trattamento in conformità con le finalità per le quali i Dati Personali sono stati originariamente raccolti. Categorie di destinatari dei Dati Personali possono comprendere:
- Società del gruppo UCB che agiscono in qualità di autonomi titolari del trattamento, quali UCB Pharma S.A.;
- Terzi responsabili del trattamento: fornitori di servizi esterni di cui la Società si avvale per attuare, gestire e monitorare il CAP e il portale CAP. Tali responsabili del trattamento potranno utilizzare i Dati personali esclusivamente su istruzioni della Società e sulla base degli accordi sul trattamento dei dati previsti;
- Autorità pubbliche e amministrative: organismi regolatori e di governo, quali autorità regolatorie nazionali e internazionali, istituzioni pubbliche, pubblici ministeri, tribunali;
e - potenziali acquirenti e altre parti interessate in caso di fusione, operazione di ristrutturazione legale come acquisizione, joint venture, cessione, scissione o dismissione.
La Società condividerà i Dati personali dell’utente con i succitati destinatari esterni alla sua organizzazione solo nella misura in cui ciò sia (i) necessario per la finalità del trattamento e per un legittimo interesse, (ii) previsto da un obbligo di legge o regolatorio, o (iii) legittimato dal consenso preventivo dell’utente. Per ulteriori informazioni sui destinatari dei Dati personali dell’utente, è possibile contattare la Società ai recapiti indicati in calce alla presente informativa sulla privacy.
Trasferimenti internazionali di dati
Qualora la Società trasferisca Dati personali a un destinatario in un altro paese che potrebbe non fornire le stesse protezioni legali previste per i Dati personali nel paese d’origine dell’utente, prima del trasferimento la Società si assicurerà che tale destinatario offra un livello di protezione adeguato o che esista uno strumento giuridico alternativo in grado di offrire garanzie sufficienti per tali Dati personali, ad esempio stipulando clausole contrattuali tipo per il trasferimento dei Dati personali, come approvato dalla Commissione europea (vedere art. 46 GDPR). Nel caso e nella misura in cui i Dati personali dell’utente siano trasferiti a paesi terzi al di fuori dello Spazio economico europeo, la Società stipulerà con i terzi pertinenti clausole contrattuali tipo dell'Unione Europea e metterà in atto opportune garanzie aggiuntive in modo che i Dati personali dell’utente possano essere adeguatamente protetti come previsto dalle leggi europee in materia. Qualora la Società non sia in grado di fornire garanzie sufficienti per la privacy e la riservatezza dei Dati personali dell’utente, chiederà il consenso dell’utente prima di trasferire tali Dati personali a paesi terzi. Per ulteriori informazioni sui destinatari dei Dati personali dell’utente e sulle opportune garanzie in atto, è possibile contattare la Società ai recapiti indicati nella presente informativa sulla privacy.
Minori
Al fine di rispettare la privacy dei minori online, la Società non raccoglie, conserva né tratta intenzionalmente i Dati personali inviati da minori di età inferiore a 18 anni. Qualora l’utente abbia un figlio di età inferiore a 18 anni che ritenga possa avere fornito Dati personali alla Società, è pregato di inviare un’e-mail all’indirizzo italy.privacy@ucb.com della Società, che provvederà a cancellarli sollecitamente.
Conservazione dei dati
La Società conserva i Dati personali dell’utente per il tempo necessario alla finalità della raccolta, in conformità alla propria politica di conservazione dei dati, che stabilisce i periodi di conservazione dei dati richiesti o consentiti dalle leggi in vigore. Inoltre, la Società conserverà i Dati personali dell’utente per un periodo più lungo, se necessario per l’adempimento dei propri obblighi di legge, la risoluzione di controversie, l’attuazione dei propri contratti e le indagini o la difesa di potenziali diritti in sede giudiziaria. Per ulteriori informazioni sui periodi di conservazione dei dati personali applicabili, è possibile contattare la Società ai recapiti indicati nella presente informativa sulla privacy.
Diritti dell’utente
All’utente spettano determinati diritti riguardo ai suoi Dati personali detenuti della Società. Questi comprendono i diritti di accesso, rettifica, cancellazione, limitazione di trattamento dei propri Dati personali, o di ricevere una copia dei propri Dati personali in un formato elettronico di uso comune (diritto alla portabilità dei dati), fatte salve le condizioni applicabili stabilite dal GDPR e dalle leggi locali vigenti in materia di protezione dei dati.
Qualora la raccolta e il trattamento dei Dati personali dell’utente si basino sul consenso, l’utente ha il diritto di revocare tale consenso in qualsiasi momento, senza pregiudicare la liceità del trattamento basato sul consenso effettuato prima della revoca. In caso di revoca del consenso da parte dell’utente, la Società potrebbe avere comunque la necessità di trattare determinati Dati personali che riguardano l’utente per adempiere un obbligo di legge o per perseguire un legittimo interesse.
L’utente ha altresì il diritto di opporsi in qualsiasi momento, per motivi legati alla sua situazione particolare e in conformità alle leggi in vigore, a qualsiasi trattamento dei suoi Dati personali basato sulla necessità di tale trattamento per le finalità di perseguire dei legittimi interessi della Società.
La Società si impegna a collaborare con l’utente per ottenere una risoluzione equa di qualsiasi reclamo o problema in materia di privacy. L’utente ha in ogni caso il diritto di proporre reclamo all’autorità garante per la protezione dei dati personali, competente per il suo luogo di residenza o per il luogo della presunta violazione.
Recapiti
Domande o commenti in merito alla presente informativa possono essere inviati via e-mail all’indirizzo: italy.privacy@ucb.com o per posta ordinaria a UCB Pharma S.p.A., via Varesina 162, 20156 Milano, Italia.
Modifiche alla presente informativa sulla privacy
La Società si riserva il diritto di modificare di volta in volta la presente informativa sulla privacy. In caso di revisioni che modifichino sostanzialmente le modalità di trattamento dei Dati personali dell’utente, la Società provvederà a informare anticipatamente l’utente di tali modifiche. Un avviso sarà pubblicato sul portale CAP in occasione di ogni modifica sostanziale della presente informativa sulla privacy.